מדיניות פרטיות

1. מי אנחנו ועל מי חלה המדיניות

DOTY היא מערכת לניהול קשרי לקוחות, פניות ולידים, קמפיינים, משימות, תקשורת עסקית ואוטומציות, המיועדת לעסקים ולארגונים שונים. מפעילת השירות היא ליהי זיטוק. כתובת לפניות בענייני מידע ופרטיות: zlihi6@gmail.com.

המדיניות חלה על מידע שמעובד במסגרת אתרי DOTY והמערכת, לרבות ב־app.doty.co.il, ועל חיבורים שהופעלו בשירות. היא מתייחסת הן למשתמשי המערכת והן לאנשים שפרטיהם מנוהלים בה עבור עסק המשתמש בשירות. שירותים חיצוניים כפופים גם למדיניות הפרטיות שלהם.

2. תפקיד DOTY ותפקיד העסק המשתמש במערכת

ביחס לפרטי חשבון, תמיכה, אבטחה וניהול השירות, מפעילת DOTY קובעת את מטרות העיבוד לצרכים אלה. ביחס למידע על לקוחות ופונים שעסק מנהל באמצעות המערכת, העסק קובע בדרך כלל את מטרות האיסוף והשימוש, ו־DOTY מעבדת את המידע עבורו לצורך מתן השירות ולפי הוראותיו, בכפוף לדין.

העסק אחראי למסור לפונים הודעות מתאימות, לקבוע בסיס חוקי לשימוש במידע, להשיג הסכמות כשנדרשות, ולהגדיר משתמשים והרשאות. חלוקת תפקידים זו אינה גורעת מחובה שמוטלת על מפעילת DOTY עצמה לפי דין. לבירור הנוגע לפנייה לעסק מסוים מומלץ לפנות גם לאותו עסק.

3. מסירת מידע והבחירה שלכם

ככל שלא נאמר אחרת בעת איסוף מסוים, מסירת מידע ישירות ל־DOTY היא מרצון ואינה נדרשת מכוח חובה חוקית. בלי פרטי חשבון וקשר הדרושים להפעלת השירות, ייתכן שלא נוכל ליצור חשבון, להשיב לפנייה או לספק תכונה מבוקשת. בלי אישור לחיבור חיצוני, תכונות התלויות באותו חיבור לא יפעלו.

כאשר עסק אוסף מידע באמצעות טופס, שיחה או קמפיין שלו, עליו להבהיר אילו פרטים נדרשים, לאיזו מטרה ומה משמעות אי־מסירתם. עצם השימוש בשירות או הקריאה במדיניות אינם מהווים הסכמה גורפת לדיוור שיווקי או לעיבוד שאינו נחוץ לשירות.

4. איזה מידע מעובד ומאילו מקורות

בהתאם לתכונות שהופעלו, המערכת עשויה לעבד: פרטי משתמש ועסק, שם, טלפון ודוא״ל; פרטי פנייה, כתובת ומקור פנייה; שיוך לקמפיין, סטטוס, משימות, הערות ותיעוד פעולות; תוכן שיחות, קבצים ומדיה, מועדי הודעות וחיווי מסירה וקריאה; וכן נתוני עסקאות, הרשמות ותשלומים המתקבלים מהעסק או ממערכת תשלומים וחשבוניות שחוברה.

מידע עשוי להתקבל מהאדם עצמו, ממשתמשי העסק, מייבוא קבצים, מטפסים, מממשקי API ומאינטגרציות שהעסק הפעיל. נתונים טכניים עשויים לכלול כתובת IP, סוג דפדפן ומכשיר, זמני גישה, מזהי חיבור ויומני תקלות. פרטי חיבור ואסימוני הרשאה לשירותים חיצוניים מעובדים ככל שנדרשים לתחזוקת החיבור. אין להזין סיסמאות של שירותים חיצוניים בשדות תוכן או בשיחות.

5. מטרות השימוש במידע

המידע מעובד לצורך אספקת השירות, זיהוי משתמשים וניהול חשבונות; קליטת פניות ותיעוד הטיפול בהן; ניהול משימות וקמפיינים; הצגת שיחות, יומנים ונתוני פעילות; ביצוע אוטומציות והודעות שהוגדרו; סנכרון עם מערכות שהלקוח חיבר; הפקת דוחות עסקיים; תמיכה, איתור תקלות, אבטחה ומניעת שימוש לרעה; וניהול ההתקשרות וקיום חובות חוקיות.

הפעלת בוט או אוטומציה יכולה להשפיע על שיוך ליד, תזמון משימה או שליחת תגובה בהתאם לכללים שנקבעו. ניתן לפנות לעסק לקבלת הסבר או מענה אנושי ביחס לטיפול שלו בפנייה. שימוש חדש שאינו תואם את המטרה שלשמה נאסף המידע מחייב בחינה, יידוע והסכמה כשנדרשת לפי דין.

6. חיבור Google Calendar ונתוני Google

החיבור ל־Google הוא לבחירת המשתמש. בחיבור יומן, DOTY ניגשת, במסגרת ההרשאות שניתנו, לרשימת יומנים ולפרטי אירועים לצורך הצגתם במערכת. אלה עשויים לכלול מזהי יומן ואירוע, שם יומן, כותרת ותיאור אירוע, תאריך ושעה, מיקום ופרטי משתתפים הכלולים באירוע. בחירת היומנים לתצוגה אינה בהכרח מצמצמת את ההרשאה שניתנה ב־Google; היקפה מוצג במסך ההרשאה.

מטרת החיבור היא בחירת יומנים והצגת אירועיהם ב־DOTY. אין להשתמש בחיבור זה לקריאת Gmail או לשינוי אירועים ללא תכונה מתאימה והרשאה נפרדת. פרטי החיבור והגדרות היומן נשמרים לצורך הפעלתו; נתוני אירועים מעובדים לצורך התצוגה והסנכרון. עותקים זמניים, ככל שנדרשים, מוגבלים לצורך זה ולכללי Google.

נתוני Google אינם נמכרים, אינם משמשים לפרסום או לקביעת זכאות לאשראי, ואינם משמשים לאימון מודלים כלליים של בינה מלאכותית. העברתם מותרת רק לשירות המבוקש בהסכמת המשתמש, לאבטחה, לחובה חוקית או במקרים מותרים אחרים לפי כללי Google. גישה אנושית מוגבלת להסכמה מפורשת למידע מסוים, לאבטחה, לחובה חוקית או לחריגים המצומצמים המותרים בכללים.

השימוש במידע המתקבל מ־Google כפוף ל־Google API Services User Data Policy ול־Google Workspace API User Data and Developer Policy, לרבות דרישות Limited Use.

ניתן לבטל את הרשאת DOTY דרך ניהול החיבורים בחשבון Google. ביטול הרשאה מפסיק גישה עתידית, אך אינו מוחק בהכרח מידע שכבר נשמר. לבקשת מחיקת נתוני החיבור ועותקים שנשמרו, פנו לדוא״ל שלעיל. מחיקת עותק ב־DOTY אינה מוחקת את האירוע המקורי ב־Google.

7. WhatsApp, Meta, דוא״ל ודיוור

בחיבור WhatsApp או Meta מעובדים לפי ההרשאות וההגדרות פרטי החשבון והעמוד העסקי, מזהי משתמש ושיחה, פרטי לידים, תוכן הודעות וקבצים ונתוני מסירה. המידע משמש לקליטת פניות, הצגת שיחות, מענה, הפעלת בוטים ומעקב אחר התקשורת. מידע שנשלח בערוצים אלה נמסר גם לספק הערוץ בהתאם למדיניותו.

העסק קובע את נמעני ההודעות ותוכנן ואחראי לדיוור חוקי ולהסכמה מתאימה כשנדרשת. מדיניות זו אינה מהווה אישור לקבלת פרסומות. ניתן לבקש הסרה מהעסק השולח באמצעות הדרך המצוינת בהודעה או באמצעות פנייה אליו. אם התקבל דיוור מטעם DOTY עצמה, ניתן לבקש הסרה בכתובת הקשר. הודעות שירות חיוניות עשויות להישלח בנפרד מדיוור שיווקי.

לבקשת מחיקת נתונים מחיבור Meta כתבו אלינו בנושא ״מחיקת נתוני Meta״ וציינו את העסק או החשבון שחובר. אין לשלוח סיסמה. ניתן לבטל הרשאות גם בהגדרות האפליקציות והאינטגרציות של Meta.

8. למי מידע עשוי להימסר

מידע עשוי להיות נגיש לעסק שמנהל אותו ולמשתמשיו המורשים לפי ההרשאות שנקבעו. יש לברר עם העסק מי רשאי לצפות במידע וביומנים המוצגים בחשבונו.

לצורך השירות מידע עשוי להיות מעובד בידי ספקי אחסון ותשתית, תקשורת והודעות, תמיכה ואבטחה, ובידי שירותים שהעסק חיבר כגון Google, Meta/WhatsApp, מערכות דיוור, חשבוניות ותשלומים. הגישה נועדה למטרה הרלוונטית ובהיקף הנדרש. שירות חיצוני עשוי לפעול גם כבעל שליטה עצמאי לגבי פעולותיו.

מידע עשוי להימסר לרשות מוסמכת או ליועצים מקצועיים כשנדרש לפי דין, להגנה על זכויות או לבירור אירוע אבטחה, ובהיקף המתאים. בשינוי מבני או העברת פעילות, העברה תיעשה בכפוף לדין ולכללים החלים על המידע; נתוני Google כפופים גם לתנאים המיוחדים לעיל. DOTY אינה מוכרת מידע אישי לצורכי מסחר במידע.

9. עוגיות, אחסון מקומי ותוכן חיצוני

המערכת עשויה להשתמש בעוגיות ובאחסון דפדפן לצורך התחברות, ניהול פעילות משתמש, אבטחה ושמירת העדפות. חסימתם עלולה לפגוע בתפקוד השירות. יומני שרת יכולים לתעד שימוש גם ללא עוגיות.

תוכן מוטמע ושירות חיצוני שהופעלו עשויים לקבל נתונים טכניים ולהציב עוגיות משלהם. שימוש בכלי מדידה או שיווק שאינם חיוניים מחייב גילוי מתאים והסכמה ככל שנדרשת; אין לראות במדיניות זו הסכמה אוטומטית להפעלתם. ניתן לשנות הגדרות בדפדפן ולפנות אלינו לבירור על הכלים המופעלים בשירות.

10. שמירת מידע, סיום שימוש ומחיקה

משך השמירה נקבע לפי סוג המידע, מטרת העיבוד, תקופת ההתקשרות, הוראות העסק וחובות הדין. מידע תפעולי עשוי להישמר במשך השירות; רשומות הדרושות לחשבונאות, אבטחה, טיפול במחלוקת או חובה חוקית עשויות להישמר גם לאחר סיום ההתקשרות, בהיקף ובמשך הנדרשים.

אין נכון למועד העדכון תקופת מחיקה אוטומטית אחידה לכל סוגי הרשומות. בסיום שירות או בבקשת מחיקה נבחנים המידע הרלוונטי, הסמכות לבקש והחובות החלות, ומתואמים מחיקה או צמצום. מידע שאין עוד הצדקה לשמרו מיועד למחיקה או להתממה שאינה מאפשרת זיהוי סביר.

מחיקה ממערכות פעילות אינה בהכרח מחיקה מיידית מגיבויים; מידע שיורי עשוי להיוותר עד החלפת הגיבוי בהתאם למחזורו, עם גישה מוגבלת למטרות שחזור וחובה חוקית. בבקשה פרטנית ניתן לקבל הסבר על מגבלות ומועדי הטיפול. אין לפרש סעיף זה כהיתר לשמור מידע ללא צורך או בניגוד לדין ולכללי ספקי החיבור.

11. אבטחת מידע והעברה מחוץ לישראל

אנו פועלים לנקיטת אמצעים טכניים וארגוניים מתאימים לצמצום גישה ושימוש לא מורשים, בהתאם לסיכונים ולחובות החלות. אין מערכת שמסוגלת להבטיח הגנה מוחלטת. הודעות על אירוע אבטחה יימסרו ככל שנדרש לפי דין וכללי השירותים המחוברים.

ספקי תשתית ותקשורת עשויים לעבד או לאחסן מידע מחוץ לישראל. העברה כזו כפופה לדין ולהסדרים הנדרשים. לפירוט הנוגע לחשבון מסוים ניתן לפנות אלינו. אין בסעיף זה ויתור על זכויות או הסכמה כללית לכל העברה אפשרית.

12. זכויות עיון, תיקון ובקשות נוספות

בכפוף לדין, ניתן לבקש לעיין במידע אישי ולתקן מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. ניתן לבקש גם מחיקה, הפסקת שימוש או הסרה מדיוור, לפי הזכויות והנסיבות החלות. אין זכות מחיקה בלתי מסויגת של כל מידע; מגבלות שמירה או זכויות אחרים עשויות לחייב המשך שמירה מצומצם.

פנו אל zlihi6@gmail.com, ציינו את סוג הבקשה, פרטי קשר והעסק הרלוונטי, ככל שידוע. נבקש רק את פרטי הזיהוי הדרושים באופן מידתי; אין לשלוח צילום תעודה או מידע רגיש ללא צורך והנחיה מתאימה. בקשה למידע שמנוהל עבור עסק תועבר או תטופל בתיאום עמו לפי תפקידו והדין. נטפל בבקשה בהתאם למועדים החלים וננמק מגבלה או סירוב כשנדרש. ניתן לפנות גם לרשות להגנת הפרטיות.

13. מידע רגיש וקטינים

המערכת מיועדת לשימוש עסקי של בגירים. אין להזין מידע רפואי, ביומטרי, פיננסי רגיש או מידע על קטינים בלי צורך מתאים, סמכות והסדרה של ההגנות הנדרשות. אין להזין פרטי כרטיס אשראי מלאים או קוד אבטחה בשיחות או בשדות חופשיים. עסק ששירותיו נוגעים לקטינים אחראי להסדיר הודעה, הסכמה והרשאות מתאימות לפי דין; גם DOTY מחויבת לחובות החלות עליה.

14. עדכונים ויצירת קשר

המדיניות עשויה להתעדכן בהתאם לשינוי בשירות ובדרישות החלות. התאריך בראש העמוד מציין את העדכון האחרון. על שינוי מהותי תימסר הודעה מתאימה, ותתבקש הסכמה אם היא נדרשת לפני שימוש חדש במידע. פרסום נוסח חדש אינו מתיר שימוש במידע בניגוד למטרה המקורית או לדין.

מדיניות זו אינה מחליפה הודעה הנדרשת בעת איסוף מידע מסוים, הסכם שירות או הסדר עיבוד מידע עם עסק. היא אינה מגבילה זכויות שלא ניתן להתנות עליהן ואינה פוטרת את מפעילת DOTY או את העסק מחובותיהם על פי דין.

לפניות פרטיות: ליהי זיטוק, מפעילת DOTY — zlihi6@gmail.com.